Comment OpsHelium protège vos données
La présente politique décrit la manière dont OpsHelium SRL traite les données à caractère personnel dans le cadre de ses activités de conseil en optimisation des opérations et de l’exploitation du site opshelium.ink.
OpsHelium agit en qualité de responsable du traitement pour les données collectées via ce site et, selon les cas, de sous-traitant ou de responsable conjoint pour les missions menées pour le compte de ses clients professionnels.
Identité du responsable de traitement et périmètre
OpsHelium traite les données en conformité avec le Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et le droit belge applicable en matière de protection des données.
OpsHelium SRL
Le responsable du traitement des données collectées via le site opshelium.ink est:
- Dénomination: OpsHelium SRL
- Siège: Mercator Building, Rue de la Loi 26-28, 1040 Bruxelles, Belgique
- Numéro d’entreprise (BCE): 0789.654.321
- E-mail de contact principal: [email protected]
- Téléphone: +32 2 320 14 72
Cette politique couvre les traitements liés à la consultation du site, aux formulaires de contact, aux relations commerciales avec nos clients et prospects, ainsi qu’aux actions de communication réalisées par OpsHelium.
Rôles d’OpsHelium
Selon les situations, OpsHelium peut intervenir en tant que responsable du traitement (par exemple pour la gestion de ses prospects, clients et visiteurs du site) ou en tant que sous-traitant, lorsque nous traitons des données pour le compte d’un client dans le cadre d’une mission définie par contrat.
Les rôles et responsabilités respectifs sont précisés dans les contrats, accords de traitement ou autres documents spécifiques conclus avec chaque client, qui complètent la présente politique.
Catégories de données à caractère personnel
OpsHelium collecte des données limitées, pertinentes et adéquates au regard des finalités poursuivies, en veillant à ne pas traiter plus de données que nécessaire.
Données fournies directement par vous
- Informations d’identification et de contact: nom, prénom, fonction, organisation, adresse professionnelle, numéro de téléphone professionnel, adresse e-mail professionnelle.
- Contenu des messages envoyés via les formulaires de contact ou par e-mail, y compris les informations opérationnelles ou organisationnelles partagées volontairement pour permettre l’analyse de votre situation.
- Informations relatives à vos préférences de communication, à la langue souhaitée et aux thématiques qui vous intéressent.
Nous vous invitons à ne pas transmettre, via le site, d’informations particulièrement sensibles (données relatives à la santé, opinions politiques, etc.), sauf demande expresse et encadrée contractuellement.
Données collectées automatiquement lors de la navigation
Lors de l’accès au site, certaines informations techniques peuvent être collectées automatiquement, par exemple:
- date et heure de la visite, pages consultées, durée de consultation;
- identifiants techniques de l’appareil et du navigateur utilisés;
- adresse IP approximative, éventuellement anonymisée ou tronquée conforme aux pratiques de protection;
- cookies strictement nécessaires et, sous réserve de votre consentement, cookies de mesure d’audience.
Ces données sont principalement utilisées à des fins de sécurité, de bon fonctionnement du site et de statistiques de fréquentation, dans le cadre décrit dans notre politique de cookies.
Données traitées dans le cadre des missions clients
Dans le cadre de missions d’optimisation des opérations, nous pouvons être amenés à traiter des données relatives aux flux, aux activités et, parfois, aux collaborateurs de nos clients (par exemple, données organisationnelles, plannings, charge de travail ou indicateurs de performance). Ces traitements sont encadrés par le contrat liant OpsHelium au client et font l’objet, si nécessaire, d’un accord spécifique de traitement des données.
Dans ce contexte, le client définit en principe les finalités et les moyens essentiels du traitement, et OpsHelium agit alors comme sous-traitant, en mettant en œuvre les mesures de sécurité et de confidentialité appropriées.
Pourquoi et sur quelle base nous utilisons vos données
Chaque traitement mis en œuvre par OpsHelium repose sur une finalité déterminée et une base juridique identifiée conformément au RGPD.
Gestion des demandes et relations commerciales
Lorsque vous nous contactez via le site, par e-mail ou par téléphone, nous utilisons vos données pour:
- répondre à vos demandes d’information ou de prise de contact;
- préparer et adresser des propositions commerciales adaptées à votre contexte;
- assurer le suivi des échanges et des opportunités de collaboration.
Ces traitements reposent sur notre intérêt légitime à développer nos activités et, le cas échéant, sur l’exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande.
Exécution des missions de conseil
Dans le cadre des missions qui nous sont confiées, nous traitons les données nécessaires pour analyser vos opérations, concevoir des scénarios d’amélioration et vous accompagner dans leur mise en œuvre. Ces traitements reposent principalement sur:
- l’exécution du contrat de prestation conclu avec le client;
- l’intérêt légitime du client à améliorer ses opérations et sa performance;
- le respect d’obligations légales éventuelles identifiées au contrat.
Mesure d’audience, amélioration du site et sécurité
Nous pouvons utiliser des données de navigation et des cookies, sous réserve de vos choix, afin de comprendre comment le site est consulté, d’en améliorer l’ergonomie, la sécurité et la compatibilité technique. Lorsque ces traitements reposent sur des cookies non essentiels, ils sont réalisés sur la base de votre consentement, que vous pouvez retirer à tout moment.
Respect d’obligations légales et défense de nos droits
OpsHelium peut traiter certaines données pour respecter ses obligations légales, notamment en matière comptable, fiscale ou de lutte contre la fraude, ou pour assurer la défense de ses droits en cas de litige. Ces traitements reposent sur le respect de nos obligations légales et sur notre intérêt légitime à assurer la défense de nos intérêts.
Durées de conservation des données
Principes généraux
OpsHelium conserve les données pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées, augmentée le cas échéant des délais de prescription légale applicables. Au-delà, les données sont supprimées, anonymisées ou archivées avec un accès restreint lorsque la loi le permet ou l’exige.
Exemples de durées indicatives
- Données de contact liées à une demande d’information restée sans suite: généralement jusqu’à 2 ans après le dernier échange significatif, sauf opposition de votre part.
- Données relatives aux clients et aux missions: pendant la durée du contrat puis pendant une durée correspondant aux prescriptions légales applicables (par exemple en matière comptable ou de responsabilité contractuelle).
- Journaux techniques et données de sécurité: pour une durée limitée permettant d’assurer la sécurité du site et la traçabilité des incidents.
- Cookies et traceurs: selon la durée de vie précisée dans la politique de cookies, sous réserve de vos choix et du cadre légal applicable.
Destinataires, sous-traitants et transferts
Destinataires internes
Les données sont principalement accessibles aux membres de l’équipe OpsHelium qui ont besoin d’y accéder pour l’exécution de leurs fonctions (par exemple, direction, consultants, fonctions support). L’accès est limité selon des habilitations internes, en fonction des missions et de la nature des informations.
Sous-traitants et prestataires
OpsHelium peut faire appel à des prestataires techniques ou à des partenaires (hébergement, outils de communication, solutions d’analyse, conseil spécialisé) pour la réalisation de certaines activités. Lorsque ces prestataires traitent des données à caractère personnel pour notre compte, ils sont contractuellement tenus:
- d’agir uniquement sur la base de nos instructions documentées;
- de mettre en œuvre des mesures de sécurité appropriées;
- de ne pas utiliser les données à d’autres fins que celles définies avec nous;
- d’assister OpsHelium dans le respect de ses obligations lorsque cela est requis.
Transferts hors de l’Union européenne
Certains prestataires techniques peuvent être situés ou traiter des données en dehors de l’Espace économique européen. Dans ce cas, OpsHelium veille à ce que des garanties appropriées soient en place, par exemple via des clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne ou via une décision d’adéquation lorsque cela est applicable.
Sur demande, nous pouvons fournir des informations complémentaires sur les mécanismes encadrant ces transferts, dans la mesure où cela ne porte pas atteinte à la sécurité des systèmes ni aux secrets d’affaires de nos partenaires.
Mesures de sécurité et confidentialité
Mesures techniques et organisationnelles
OpsHelium met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles raisonnables afin de protéger les données contre la destruction accidentelle ou illicite, la perte accidentelle, l’altération, la divulgation non autorisée ou l’accès non autorisé. Ces mesures peuvent inclure, par exemple, des contrôles d’accès, des procédures de gestion des droits, des sauvegardes régulières et des pratiques de chiffrement adaptées lorsqu’elles sont pertinentes.
Aucune solution n’offrant une sécurité absolue, nous encourageons nos clients à mettre en place leurs propres mesures de sécurité complémentaires et à nous informer rapidement de toute suspicion d’incident de sécurité impliquant des données traitées par OpsHelium.
Vos droits en matière de protection des données
Droits reconnus par le RGPD
Sous réserve des conditions et limites prévues par la réglementation, vous disposez notamment des droits suivants concernant les données vous concernant:
- droit d’accès et de rectification;
- droit d’effacement («droit à l’oubli») lorsque cela est applicable;
- droit à la limitation du traitement;
- droit d’opposition, en particulier pour les traitements fondés sur l’intérêt légitime;
- droit à la portabilité des données lorsque les conditions sont remplies;
- droit de retirer votre consentement à tout moment lorsque celui-ci constitue la base du traitement.
Exercer vos droits
Vous pouvez exercer vos droits en nous contactant par e-mail à [email protected] ou par courrier à l’adresse du siège d’OpsHelium. Afin de préserver la confidentialité, nous pouvons être amenés à vous demander des informations complémentaires pour vérifier votre identité avant de traiter votre demande.
Vous disposez également du droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente, par exemple l’Autorité de protection des données en Belgique, si vous estimez que vos droits n’ont pas été respectés.
Cookies et évolution de cette politique
Cookies et traceurs
L’utilisation de cookies et autres traceurs sur le site est décrite plus en détail dans la politique spécifique disponible sur la page Politique cookies. Vous y trouverez des informations sur les catégories de cookies utilisées, leurs finalités, leurs durées de conservation et les moyens dont vous disposez pour gérer vos préférences.
Mises à jour
La présente politique de confidentialité peut être amenée à évoluer, notamment pour tenir compte de changements législatifs, réglementaires, de recommandations des autorités de contrôle ou d’évolutions des services proposés par OpsHelium. La version publiée sur cette page est la version applicable au moment de la consultation.